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सरकारी कार्यालयों में लाल और हरी स्याही के पेन का प्रयोग करना एक फैशन की तरह हो गया है। तृतीय स्तर के कर्मचारी हों या फिर कांट्रेक्ट आधार पर लगे कर्मचारी, जिला हो या फिर ब्लॉक स्तरीय कार्यालय। सभी जगह लाल व हरी स्याही के पेन का प्रयोग आम हो गया है, जबकि नियमानुसार लाल व हरी स्याही के पेन का प्रयोग केवल संयुक्त सचिव स्तर के अधिकारी ही कर सकते हैं। यह खुलासा आरटीआई से हुआ है। स्थिति यह है कि अधिकांश कार्यालय में कर्मियों को इसकी जानकारी ही नहीं है कि किस स्तर के कर्मी को लाल और हरी पेन का प्रयोग करना है।
हर राजपत्रित अधिकारी हरे रंग की स्याही का प्रयोग नहीं कर सकता सिर्फ वो ही कर सकता है जो अपने कार्यालय में सबसे बड़े पद पर हो। अर्थात किसी कार्यालय में पचास राजपत्रित अधिकारी हैं तो हर रंग की स्याही से केवल कार्यालय का प्रभारी अधिकारी या अफसर-इन-चार्ज ही सरकारी कागजों पर लिख सकता है। मगर हरे रंग से लिखना अनिवार्य उन के लिए भी नहीं है। वे चाहे तो नीले या काले से भी लिख या sign कर सकते हैं।
हम सरकारी अधिकारियों के रूप में काले या नीले रंग की स्याही पेन का उपयोग करते हैं। हरे रंग की स्याही केवल एकाउंटेंट को हस्ताक्षर करने और बिलों की जांच करने के लिए अनुमति है – और यह एजी कार्यालय का एक मानदंड है।
लेकिन लेखाकार केवल हरे रंग की स्याही का उपयोग केवल अलग तरह से चिह्नित करने के लिए करता है कि कागज या बिल लेखा अनुभाग द्वारा जांचा गया है। यदि बिल या समझौते(AGREEMENT) में कोई सुधार होता है तो सुधार अधिकारी द्वारा लाल स्याही में किया जाता है और फिर से जांच के लिए लेखा अधिकारी को प्रस्तुत किया जाता है – वह हरी स्याही में जांच और हस्ताक्षर करता है।
लेखाकार के हरे स्याही हस्ताक्षर के बाद ही सरकारी अधिकारी द्वारा बिल का भुगतान किया जाता है, भुगतान के बाद बिल वाउचर बन जाता है और रिकॉर्ड में रखा जाता है – जब कार्यालय का ऑडिट सीए या ऑडिट अधिकारी द्वारा किया जाता है – तो ऑडिट अधिकारी चेकिंग को चिह्नित करने के लिए भूरे रंग की पेंसिल का उपयोग करते हैं। इसलिए विभिन्न प्रकार के अधिकारियों को अलग-अलग रंग आवंटित किए जाते हैं।
रंगों का महत्व हमारे जीवन में अत्यधिक है, और रंगों के प्रयोग कई विभिन्न प्रकार से किए जाते हैं। विशेष रूप से, हरे रंग के पेन का प्रयोग क्यों और कैसे होता है, इस पर विचार करने वाले हैं।
प्रमुख कारण:
1. प्राधिकृत पेन:
हरे रंग का पेन अक्सर आधिकारिक या प्राधिकृत दस्तावेजों के लिए प्रयुक्त होता है। इसका प्रयोग सरकारी दफ्तरों, शिक्षा संस्थानों, बैंकों, और अन्य संस्थाओं में डॉक्यूमेंटेशन के लिए किया जाता है। हरा रंग विश्वास की प्रतीक होता है और दस्तावेजों की प्रामाणिकता को सुनिश्चित करता है।
2. सुरक्षा चेक:
कुछ सरकारी दस्तावेजों पर हरे पेन का प्रयोग सुरक्षा की पहचान के रूप में किया जाता है। यह उन दस्तावेजों की प्रामाणिकता को सत्यापित करने में मदद करता है और फर्जी डोक्यूमेंटेशन से बचाव करता है।
3. संगठन और प्रतिष्ठा:
हरे रंग का पेन सरकारी संगठनों और अन्य प्राधिकृत संस्थाओं की प्रतिष्ठा का प्रतीक होता है। यह संगठनों को उनके विशेष आवश्यकताओं और व्यवसायिकता का प्रतीक देता है और उनकी पहचान को स्थायीता देता है।
निष्कर्ष:
हरे रंग के पेन का प्रयोग विशेष तौर पर सरकारी और प्राधिकृत दस्तावेजों के साथ होता है। यह रंग न केवल प्रतिष्ठा का प्रतीक होता है, बल्कि यह भी दस्तावेजों की प्रामाणिकता को सुनिश्चित करने में मदद करता है और सुरक्षा की पहचान के रूप में कार्य करता है। इसलिए, हरे रंग के पेन का प्रयोग आधिकारिक और सुरक्षित डोक्यूमेंटेशन के लिए अत्यंत महत्वपूर्ण है।